Door Kim Zuiderwijk – Head of finance
Waarom Time2Invoice?
De beweegreden voor ons om Time2Invoice te gaan gebruiken was in eerste instantie tijdwinst.
Wij waren met 25-30 ZZP’ers gemiddeld zo’n 6-8 uur per week kwijt aan alleen het verzamelen van alle werkbriefjes en controleren van alle facturen die wij ontvangen van de ZZP’ers. Dit is nu ongeveer 10 minuten.
Voordelen
Door alle modules die Time2Invoice heeft kunnen we veel meer dan alleen uren registreren,
wat gebruiken wij nog meer en wat zijn de voordelen:
Valideren van uren door project managers/voormannen
Wij werken altijd met goedgekeurde uren en daardoor is er nooit discussie over de uren met de ZZP’er of de klanten.
ZZP’ers zijn zelf verantwoordelijk voor het registeren van de uren
Er is geen discussie meer met ZZP’ers over de uren. Geen registratie, geen factuur en dus geen geld.
Factureren
Time2Invoice draait bij ons elke maandag morgen alle facturen voor de ZZP’ers, dit doen we doormiddel van een creditfactuur. Tevens ontvangt elke ZZP’er ook een urenstaat van zijn eigen uren.
Het voordeel is dat wij alle facturen in 5 minuten digitaal hebben en deze direct kunnen verwerken in Exact.
Urenstaten per project
Wij halen de uren per project en per week direct uit het systeem.
Hierdoor hebben we geen discussie met klanten over de uren briefjes. De klant kan zelf de uren goed keuren in het systeem als validator.
VCA
Belangrijke informatie over het project of over de veiligheid (VCA) kunnen we eenvoudig beschikbaar stellen aan ZZP’ers. We kunnen op deze manier bewijzen dat de ZZP’ers de films gezien hebben omdat ze dit moeten aanvinken.
Wie werkt waar
Doordat we personen aan een project koppelen weten we precies wie waar heeft gewerkt.
Voordeel is dat de projectmanagers en voormannen heel flexibel zijn met het plaatsen van mensen op een bepaalde klus en wij geen extra administratieve druk hebben.
Eigen Label
Wat begonnen is als een urenregistratie tool voor externe gebruikers, hebben wij nu ook voor interne medewerkers geïmplementeerd. Dezelfde werkwijze en dezelfde voordelen. Wij hebben Time2Invoice als private label laten maken inclusief een registratie app voor Apple en Android.
Maandelijkse kosten
De ZZP’ers betalen zelf de maandelijkse bijdrage van € 25,00 en die verrekenen wij op de 1st week van de maand op hun creditfactuur. Hierover is met de ZZP’ers geen discussie, de meeste hebben van hun eigen accountant een korting gekregen omdat deze voor hun geen factuur meer hoeft te maken.
Conclusie
Inmiddels gebruiken wij het systeem 6 maanden en willen niet meer terug. Recent hebben we aan de ZZP’ers gevraagd of ze terug willen naar de briefjes en niemand wil dit.
"Al met al willen wij niet anders meer en kan het iedereen aanraden."
Vragen? Neem contact op
